（2）、资料收集整理的形式

　　资料的表现的形式有很多种，并不仅仅局限于文字，我们可以用图表、照片等手段使得资料中原本抽象的数字或难以用文字表达的项目变的生动且美观。如小区分布图，可用彩色图片加以美化；小区内的户型可用户型结构图加以表达；小区内不同户型的数量，可用柱状图、砌饼图等图表表示；机电设备的调试报告数据，可用柱状图、曲线图等加以表现；还有一些设备设施无法用文字描述，可直接用照片进行描述。在竣工验收中存档下的报告、文件也可作为资料的存档形式，这种形式的资料更显的真实、有说服力。至于这些丰富的表现形式要怎样去运用，则要视各公司的特点及具体情况而论。

　　（3）、资料收集整理的内容

　　在接管验收时，开发商应向物业管理公司移交以下相关的资料：

　　①物业产权资料：包括项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建筑施工许可证；用地红线图。

　　②综合竣工验收资料：主要包括竣工图（包括总平面布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图）；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证。

　　③施工设计资料：地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录。

　　④机电设备资料：机电设备出厂合格证；机电设备使用说明书（要求中文）；机电设备安装、调试报告；设备保修卡、保修协议。

　　⑤业主资料：已购房的业主姓名、位置、面积、联系电话等；已购房业主的付款情况或付款方式。

　　（六）、入伙阶段

　　1.交楼期间的准备工作

　　业主收楼标志着物业买卖合同基本履行，物业管理公司与业主之间服务与被服务的关系正式建立，管理工作全面展开。因此，作好物业的顺利交接对于日后物业公司开展工作、与业主建立良好关系有着十分重要的意义。当物业管理公司代表所有业主接收物业后，就开始正式履行对物业的管理维护责任，这时首要任务就是配合开发商作好让业主顺利收楼的准备工作。因此，物业管理公司此时应分别做好以下几方面的工作：

　　（1）、与开发商联合验收物业。物业公司应将验收中发现的问题作详细记录并交给开发商联系原施工单位整改。为确保能完成整改，以使业主能得到最大程度的满意，开发商必须为交楼前的验收留出充分的时间。

　　（2）、资料移交。开发商向物业管理公司移交全套工程图纸，包括工程从立项到开工的所有文件资料、全套竣工图、设备清单、设备保修合同、验收合格手续文件等。

　　（3）、开发商向物业管理公司移交业主资料，含业主地址电话、购房面积、委托代理人资料等，以便邮寄通知书、计算收费额。

　　（4）、与开发商就有关收费问题进行协调。现在越来越多的开发商将交楼前的最后一期收费与物业管理公司的交楼工作同理进行，以方便业主。这样，物业管理公司有必要就交楼时的财务问题同开发商协调好。由于多数收楼信函是由开发商或物业管理公司其中一方统一发出，因此必须准备好有关资料提前交另一方。

　　（5）、向已符合条件的业主发出有关函件。这些函件主要包括：

　　①入伙通知书。通知书是通知业主可以来办理入伙手续的法律文件。

　　在制定入伙通知书时应注意以下几个问题：如业主尚有买楼款项未付，应向其说明物业已符合收楼条件，通知其尽快向开发商缴齐余款即可办理入伙手续；为避免业主收楼时间过于集中，加重业主轮候时间及物业公司工作压力，应妥善安排业主分期分批办理，但不可将收楼时间拉得太长以免业主误会不能按期交楼，必要时应增派人手办理。另外，还要考虑到业主因故不能按期前来办理手续的情况，可说明如业主因故不能按时收楼，在规定办理时间以后，还可以在物业管理公司注明的机动时间予以补办；如果部分业主仍不能如期在机动时间内前来办理，则应在通知书内注明处理办法。同时，应提醒业主一般不要提前收楼，以免办理不到手续，如业主确有特殊情况（如长期出国或出差等），应协助业主在收楼期间内提前办理，但应告知业主必须提前预约。

　　②收楼程序。为便于业主了解交楼的操作程序，应按步骤向业主详细说明。

　　③收楼须知。所谓收楼须知，就是要告知业主要收楼时应注意的事项以及在办理入伙手续时应携带的各种文件、证件、购房合同和收费项目、金额及缴费方式。